Офисный работник начинает свой день с проверки электронной почты, что, безусловно, является частью повседневной рутины. Согласно данным Wall Street Journal, офисные сотрудники тратят два полных рабочих дня в неделю на собрания и переписку по электронной почте. В этой статье мы рассмотрим, как правильно структурировать деловое письмо, как его оформить, и рассмотрим различные виды деловых писем и их отличительные особенности.
Виды деловых писем
Существует несколько видов деловых писем, различающихся по целям и содержанию:
Гарантийное письмо: Это письмо направлено на запрос чего-либо с предоставлением гарантии выполнения обязательств. Пример содержания: "Просим вас предоставить товар. Оплату гарантируем до 31.10.2023."
Коммерческое предложение: В этом виде письма отправитель делает конкретное предложение и описывает условия сотрудничества.
Извещение: Это уведомление о чем-либо, например, о смене банковских реквизитов.
Оферта: Это предложение о поставке товаров или оказании услуг, содержащее информацию о наименовании товара или услуги, цене, сроках и местоположении.
Рекламационное письмо (официальная претензия): В таком письме отправитель выражает недовольство качеством товара, услуги или выполнения обязательств.
Сопроводительное письмо: Например, опись документов, отправляемых в конверте.
Подтверждение о получении: Отправитель уведомляет получателя о получении документов.
Просьба: Такие письма начинаются с фраз "Прошу" или "Просим" и отправляются, как правило, с целью запроса документов, квитанций и другой информации.
Напоминание: В этом письме уведомляется о приближении события, такого как дата мероприятия или окончание срока договора.
Поздравление: Письмо, содержащее поздравление с каким-либо праздником, значимым для отрасли или компании.
Приглашение: Например, приглашение на конференцию или выставку.
Каждое из этих писем направлено на определенный вид корпоративного взаимодействия, но при этом подход к их написанию имеет много общего.
Структура делового письма
В деловых письмах соблюдение определенной структуры является хорошей практикой. Давайте рассмотрим структуру на примере коммерческого предложения, который является наиболее распространенным видом деловых писем:
Заголовок: Это название письма, которое должно содержать ключевую суть обращения.
Обращение: Письмо всегда должно быть адресовано кому-то. Обращение может быть к конкретному человеку по имени или к группе лиц, например, "Уважаемые господа".
Вводный абзац: В этом абзаце содержится краткое изложение сути письма и обозначение ваших намерений.
Основная часть: Здесь следует развить информацию, описать условия сотрудничества и детали предложения.
Заключение: В заключении делается краткий вывод и может быть выражен призыв к действию.
Подпись: Каждое письмо должно содержать подпись отправителя, включая ФИО, должность и контактные данные.
Структура может меняться в зависимости от вида делового письма, но обязательными элементами являются заголовок, обращение и подпись.
Этикет в деловой переписке
Деловая переписка также подчиняется определенным этикетным правилам:
Тема: Тема письма должна быть четкой и отражать суть вопроса, чтобы получатель мог быстро найти нужное письмо. Примеры хороших тем: "Договор об оказании услуг с 01.10.2023" вместо просто "Договор".
Целевое действие: Письмо всегда имеет цель. Формулируйте ее ясно и точно.
Обращение по имени и представление: Обращение по имени повышает доверие, а представление отправителя делает письмо более персональным.
Деловая переписка, когда она оформлена правильно, проявляет уважение к получателю и его времени, что чрезвычайно важно в корпоративной среде.
Выгоды
Когда вы отправляете деловое письмо, особенно коммерческое предложение, получатель, скорее всего, захочет знать, какая польза для него из этого вытекает. Поэтому важно не только объявить о своих намерениях, но и подчеркнуть преимущества, которые получатель получит. Вот несколько примеров:
Пример 1:
Приглашаем вас выступить спикером на нашем мероприятии! Мы очень ждем вашего вклада в нашу программу.
Пример 2:
Приглашаем вас выступить спикером на нашем вебинаре. Аудитория вебинара - ваша целевая аудитория и потенциальные клиенты. Мы будем активно рекламировать вашу компанию и оставим ссылку на ваш веб-сайт в анонсе. Во время вебинара вы сможете более подробно рассказать о своей деятельности.
В первом случае спикер не видит для себя никакой выгоды, и его приглашение остается абстрактным. Во втором случае преимущества становятся более очевидными, что делает приглашение более привлекательным.
Время
Для отправки рабочих писем, важно придерживаться определенного времени. Рабочие письма лучше отправлять в рабочее время, обычно с 8:00 до 19:00. Отправка после 21:00 может быть нежелательной, так как некоторые люди предпочитают не получать деловые сообщения в поздний час, и, возможно, они даже не ответят на такие письма. Обращайте внимание на временные рамки при переписке с другими странами мира, на каких хостингах расположены ресурсы ваших партнеров.
Деловая переписка: Правила написания деловых писем
Правила написания деловых писем включают в себя следующие аспекты:
1. Отсутствие ошибок: Важно избегать орфографических, стилистических и пунктуационных ошибок. Чистое и грамотное письмо создает положительное впечатление. Для проверки текста на ошибки можно использовать специальные сервисы.
2. Разделение на абзацы: Разбивайте текст на абзацы, это делает письмо более читаемым.
3. Краткость: Стремитесь к лаконичности, избегайте излишних деталей, идеально, если письмо не превышает 2000 символов (страница А4).
4. Нейтральный и уважительный тон: Используйте нейтральные формулировки и избегайте слишком эмоционального стиля.
5. Отсутствие сленга и сокращений: Не используйте сленг, просторечия и слишком многие сокращения слов.
Этикет в деловой переписке
Деловая переписка также включает в себя негласные правила:
Тема: Тема письма должна быть четкой и отражать суть вопроса, чтобы получатель мог быстро найти нужное письмо. Примеры хороших тем: "Договор об оказании услуг с 01.10.2023" вместо просто "Договор".
Целевое действие: Формулируйте цель письма ясно и конкретно.
Обращение по имени и представление: Обращение по имени создает близкую атмосферу, а представление отправителя делает письмо более персональным.
Средства доставки: Деловые письма могут быть отправлены по электронной почте, обычной почтой или через мессенджеры в зависимости от договоренностей между сторонами.
Корректное и уважительное оформление деловых писем играет важную роль в профессиональных коммуникациях и создает положительное впечатление о вашей компании или о вас как отправителе.